Milano, 21 aprile 2009 – Le applicazioni per la video comunicazione possono stimolare aperture e discussione nei meeting online, incidendo positivamente sulla creatività e sulla rapidità delle decisioni. Secondo un nuovo studio reso pubblico da Cisco, i meeting online in cui si utilizza il video per permettere ai partecipanti di vedersi aiutano a rafforzare le relazioni e migliorano il rapporto fra le persone. Il video può anche aiutare a contenere gli effetti delle differenze culturali e individuali. La comunicazione in video in certi casi ha anche l’effetto di aumentare il livello d’ansia e di inibizione; pertanto le aziende devono fare in modo che i propri dipendenti sviluppino competenze adeguate per sfruttare al meglio questo strumento.

Lo studio “Successful Video Communications”, condotto da Pearn Kandola, è il più recente di una serie di studi che Cisco ha commissionato per studiare la psicologia della comunicazione in ambito business. Il modo in cui si giudica l’affidabilità degli altri si basa largamente sull’osservazione dei comportamenti e del linguaggio del corpo, mentre i segnali verbali contribuiscono solo per il 7% alla formazione di tale giudizio; nonostante questo, molte aziende fanno ancora affidamento sulle comunicazioni telefoniche e su conferenze voce per fare lavorare in team le persone. Questa ricerca evidenzia i modi in cui la comunicazione video può essere usata per migliorare la produttività dei team dispersi geograficamente e i metodi per abbattere le barriere psicologiche che ne ostacolano l’uso.

Stuart Duff, responsabile sviluppo di Pearn Kandola a capo del team di ricerca, afferma: “La comunicazione fra i team dispersi geograficamente, che lavorano in remoto, sta diventando la norma; le aziende cercano di ridurre i costi, ed allo stesso tempo provano a rafforzare e rendere più produttivi i gruppi che lavorano insieme. La video comunicazione potrebbe dimostrarsi un’alternativa fattibile agli incontri di persona, pertanto ciò che bisogna approfondire è il modo in cui le persone possono sviluppare la necessaria familiarità, fiducia e tranquillità per usare regolarmente la video comunicazione, e quali fattori permettono di cogliere pienamente i vantaggi di questo nuovo stile comunicativo”.

Il report sottolinea i tanti modi in cui l’uso del video può avere effetti positivi su persone con diversi tipi di personalità:

- Il Leader/ Domniatore. Tipicamente è la persona che guida il meeting. I segnali visivi aiutano ad affermare la sua presenza in quanto leader; la possibilità di vedere tutti i partecipanti alla riunione riduce il rischio che egli domini eccessivamente la discussione

- L’Energetico/Distratto: questo tipo di persone hanno sporadici momenti di interazione attiva, rimanendo per la maggior parte del tempo assenti o distratti. Il video rende più stimolante la situazione, portandoli ad impegnarsi maggiormente.

- Il Pensatore/Sfuggente: è il genio silenzioso del gruppo, che riflette in modo approfondito sui temi in discussione. Potendo cogliere i segnali visivi, si riduce il rischio che i suoi momenti di riflessione siano interpretati scorrettamente come disimpegno.

- L’Amichevole/Chiacchierone: sono quelle persone tanto estroverse da rischiare di parlare troppo al posto degli altri o di provocare digressioni rispetto al tema in agenda. La possibilità di vedere i colleghi fornisce loro un contesto per interpretare le pause naturali della conversazione, riducendo il loro bisogno di “riempire” i momenti di silenzio.

- I Creativi / Astratti: caratterizzati da una grande ricchezza di creatività e di idee audaci, restano più ancorati alla discussione grazie alla maggiore ricchezza di interazione che il video permette.

- Gli Atterratori/Ostruttivi: queste persone pragmatiche fino al midollo sono testardamente legate a ciò che essi considerano reale. Il video dà loro una presenza visiva durante le riunioni, aiutandoli a fare ascoltare le proprie opinioni senza dimostrarsi troppo ostruttivi.

La comunicazione video porta in primo piano il tema della cultura e del suo effetto sulla comunicazione nei team “virtuali”. Ad esempio, il video può aiutare ad accelerare la costruzione della relazione in culture “ad alto contesto” quali quella cinese, giapponese e mediorientale – in cui la relazione si basa sull’integrità e sul valore dato all’interazione sociale. In paesi quali Germania, Svezia, Danimarca, esiste una cultura “ a bassa distanza”, in cui generalmente fra colleghi ci si relaziona in modo paritario, al di là della posizione formalmente detenuta in azienda. Quando persone che provengono da tale cultura interagiscono con altri che vengono da contesti in cui la gerarchia è molto più rigidamente rispettata, quali il Medio Oriente, il video può fornire segnali non verbali di rispetto che riducono gli effetti di queste differenze.

“I fattori che contribuiscono al successo nella comunicazione in video hanno a che fare con le persone e con i loro modelli mentali, con il modo in cui i team sono gestiti dai loro leader, e con il modo in cui l’organizzazione è in grado di creare una cultura aziendale che supporti l’uso di tali mezzi” aggiunge Duff. “Abbiamo constatato direttamente il valore dei segnali visivi nelle riunioni che si tengono con successo, e riteniamo che le tecnologie video possano massimizzarlo; strumenti quali la telepresenza sono ideali per mantenere relazioni positive. Del resto è altrettanto necessario per la riuscita di tali riunioni che i partecipanti abbiano un approccio positivo all’incontro, che i leader siano in grado di comprendere le differenze personali e culturali e che le aziende forniscano le risorse e la formazione necessarie per rendere “normale” l’uso della video comunicazione”.

“Il video cambia tutto nella comunicazione aziendale. Aggiunge la dimensione visiva, fondamentale per entrare in contatto veramente con i colleghi che lavorano altrove e per collaborare con successo al di là dei confini geografici e organizzativi” ha dichiarato Nick Earl,e senior vice president di Cisco Services, European Market. “Questo recente studio di Pearn Kandola mostra chiaramente come ottenere il massimo dei vantaggi da ogni tipo di comunicazione video, e ci offre nuovi spunti per capire come il “visual networking” può aiutare le aziende a portare la loro produttività a livelli mai toccati in precedenza”.

Fig. 1:  Gli strumenti di video comunicazione presi in considerazione dallo studio

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La ricerca